- W procesie aplikowania o fundusze unijne, można skorzystać z pomocy kilkuset polskich firm. Na usługę doradczą przedsiębiorcy muszą zapłacić równowartość 5-10 procent pozyskanych środków. Najczęstszy model rozliczeń pomiędzy doradcami i wnioskodawcami zakłada opłatę wstępną za przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej oraz procent od uzyskanego dofinansowanie (tzw. success fee). Można wyróżnić dwa modele usług doradczych:
- Za przygotowanie poprawnej formalnie dokumentacji aplikacyjnej (wniosku o dofinansowanie, biznesplanu, studium wykonalności, części analitycznej itp.) opłaty rozpoczynają się od 10 do 15 tysięcy złotych. Wiele firm doradczych uzależnia pierwszą opłatę od poprawności formalnej przygotowanej przez siebie dokumentacji. Tutaj uwaga dotycząca procedury oceny wniosków. Zazwyczaj złożona dokumentacja aplikacyjna oceniana jest w dwóch etapach: formalnym oraz merytorycznym. Dopiero pozytywna ocena na obu etapach otwiera drogę do uzyskania dotacji. Podczas oceny formalnej sprawdza się m.in., czy wniosek został złożony we właściwym miejscu i terminie, czy jest kompletny i odpowiednio podpisany oraz czy dotyczy działań przewidzianych do dofinansowania w ramach danego konkursu, a jego trafność jest zgodna z instrukcji wypełniania wniosku. Ocena formalna prowadzona jest w trybie zerojedynkowym. Najczęściej występuje możliwość jednorazowej korekty popełnionych błędów.
- Success fee, czyli premia za sukces. Wysokość tej opłaty standardowo nie przekracza 10 proc. pozyskanego dofinansowania. Usługę doradczą polegającą na pozyskaniu dofinansowania dla danego projektu uznaje się za wykonaną po ogłoszeniu tzw. listy rankingowej, na której widnieje dany projekt jako rekomendowany do otrzymania dofinansowania. Częstym rozwiązaniem jest uznanie, iż usługa została właściwie wykonana dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie przez daną firmę. Dodajmy jednak, że z punktu widzenia obowiązku podatkowego jest to błędne założenie firm doradczych.
Oprócz przedstawionego modelu rozliczeń istnieje kilka innych rozwiązań stosowanych na rynku. Przykładowo mniejsze firmy konsultingowe stosują wynagrodzenie stanowiące równowartość określonego procentu wartości dotacji, o jaką stara się wnioskodawca (zazwyczaj na poziomie około 5 proc.).
Przedstawione stawki oscylują wokół średniej rynkowej. Z powodu dużej konkurencji na rynku, żadna z firm konsultingowych nie może i nie powinna sobie pozwolić na dyktowanie wysokich cen. W przypadku stałych umów, możliwa jest inna forma rozliczeń, np. firma doradcza nie pobiera opłaty wstępnej, a jedynie success fee. Ten model występuje najczęściej, w sytuacji, gdy już wcześniej pozyskano dofinansowanie dla danej firmy. Można się również spotkać z modelem, w którym firmy doradcze pobierają jedynie wynagrodzenie prowizyjne zamiast opłaty wstępnej.
Na rynku dotacyjnym można zaobserwować tendencję związaną z dochodzeniem przez beneficjentów odszkodowania od firm doradczych z tytułu nienależytego wykonania umowy o wdrożenie, utrzymanie i rozliczenie projektu. Wpływa to na wzrost profesjonalizmu usług doradczych, przy równoczesnym wykluczeniu tych usług o wątpliwej jakości. Coraz częściej firmy doradcze sporządzają profesjonalnie przygotowanymi umowami o współpracy. Ważne jest więc, aby firmy doradcze posiadały dobre wyniki w pozyskiwaniu i rozliczaniu finansowania. Korzystanie z profesjonalnych firm doradczych gwarantuje współpracę i kontakt między firmą wdrażającą projekt, a obsługą prawną klienta. Ochrona dotacji polega głównie na prowadzeniu merytorycznego dyskursu z instytucją wdrażającą na najwyższym z możliwych poziomów, w sposób zabezpieczający jak najszerzej interesy beneficjentów.